Automatitzacions
Si algú del teu equip dedica cada matí mitja hora a copiar dades d'un lloc a un altre, això són seixanta hores l'any que es poden recuperar.
- Punt de partida
- El que ja fas servir
- Preu
- Pressupost tancat
- Es nota
- La primera setmana
Què s'automatitza
Les que més vegades m'han demanat.
Del formulari al pressupost
Entra una petició per la web i surt un pressupost amb els teus preus, numerat i llest per revisar.
Facturació recurrent
Les factures del mes s'emeten i s'envien totes soles, amb el seu recordatori si no es paguen.
Avisos a clients
Confirmació de cita, recordatori el dia abans, avís que la feina està llesta. Per correu o WhatsApp.
Dades entre eines
Que el full de càlcul, el correu i la comptabilitat es parlin sense que ningú faci de missatger.
Informes automàtics
El resum del mes al teu correu el dia 1, amb les xifres ja calculades.
Altes i documentació
Contractes, fulls d'alta i carpetes que es creen i s'arxiven soles quan entra un client nou.
Com comença
Amb una llista del que et fa ràbia fer.
La primera conversa és literalment això: m'expliques quines tasques repeteixes cada setmana i quant temps et duen. En surten sempre tres o quatre, i normalment una es resol en un parell de dies.
Començam per la que més temps et lleva i menys risc té. Quan la veus funcionant, decideixes si seguim amb les altres. No cal signar un pla de transformació digital de dotze mesos per deixar de copiar i pegar.
Treball sobre les eines que ja tens. Si et dic que canviïs de programa és perquè el que fas servir no permet connectar-se, no perquè a mi em vagi bé.
Preguntes
Sobre les automatitzacions.
Hauré de canviar de programes?
Gairebé mai. La idea és aprofitar el que ja feu servir i que aprengueu zero coses noves. Només proposo un canvi si l'eina actual no deixa connectar-se de cap manera.
I si l'automatització falla un dia?
Es munta amb avisos: si alguna cosa no s'executa, m'arriba a mi i ho saps tu. Res no es perd en silenci, que és el que fa por de veritat.
Això substitueix algú del meu equip?
Pel que he vist, no: allibera aquesta persona de la part tonta de la feina perquè faci la part que necessita cap. Ningú no va contractar ningú per copiar cel·les.
Quant tarda a notar-se?
Una automatització senzilla està funcionant en dies i es nota la mateixa setmana. Les que toquen facturació o comptabilitat duen més proves, perquè allà no es pot fallar.
Explica'm què et passa.
Mir la teva web i la teva competència a Google i et dic què faria i què costaria. De franc. Si no encaixa, et quedes l'anàlisi i llestos.